Facturer un client, ce n'est pas juste envoyer un papier pour réclamer son dû. C'est un acte de gestion fondamental. Il s'agit de créer un document légal, cadré, qui détaille une prestation ou une vente avec toutes ses mentions obligatoires, les montants HT et TTC, et bien sûr, les conditions de paiement. C'est un processus essentiel et réglementé qui non seulement formalise la transaction commerciale, mais surtout, qui sécurise votre trésorerie et vous assure d'être en règle avec l'administration fiscale.
Maîtriser les bases d'une facturation conforme
Une facture, c'est bien plus qu'une simple demande de paiement. C'est un véritable document juridique qui engage votre responsabilité autant que celle de votre client. La moindre erreur, le plus petit oubli, et vous risquez des retards de paiement, des litiges, voire des sanctions en cas de contrôle. Que vous soyez freelance, une ESN ou une PME, poser des fondations solides pour votre facturation est tout simplement non négociable.
Chaque facture que vous émettez est une carte d'identité de la transaction. Elle doit être limpide, précise et irréprochable. C'est le reflet direct de votre professionnalisme et la première marche vers une trésorerie saine.
Les mentions obligatoires : la checklist anti-erreur
L'oubli d'une mention obligatoire est l'erreur la plus fréquente... et pourtant la plus simple à éviter. Pensez à cette liste comme votre ultime vérification avant de cliquer sur "envoyer" :
- Votre identité complète : Nom, adresse du siège social, numéro SIREN/SIRET, et la mention de votre statut (par exemple, "EI" pour une entreprise individuelle).
- L'identité de votre client : Son nom ou sa raison sociale et son adresse. Pour un client professionnel, l'adresse de facturation est absolument cruciale.
- Le numéro de la facture : Il doit être unique et suivre une séquence logique, sans aucun trou. Par exemple, FACT-2024-001, puis FACT-2024-002, et ainsi de suite.
- La date d'émission : Tout simplement le jour où vous créez et envoyez le document.
- La description de la prestation : Soyez précis. Au lieu d'un vague "Consulting", écrivez plutôt "Mission de conseil en stratégie CRM - 10 jours homme à 600€/jour". Plus c'est détaillé, moins il y aura de place pour l'interprétation ou les questions.
- Les montants détaillés : Le prix unitaire hors taxes (HT), la quantité, le total HT, le taux de TVA qui s'applique, et le montant final toutes taxes comprises (TTC).
Pour explorer les différentes manières de structurer vos tarifs, ce qui impacte directement le contenu de vos factures, vous pouvez consulter ce guide sur les modes de facturation et leurs spécificités.
Naviguer dans le labyrinthe de la TVA
La gestion de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) peut faire peur, mais en réalité, elle suit des règles assez logiques. La toute première question à vous poser est simple : suis-je redevable de la TVA ?
Un auto-entrepreneur qui bénéficie de la franchise en base de TVA ne la collecte pas. Ses factures sont donc exclusivement en HT et doivent impérativement comporter la mention : "TVA non applicable, art. 293 B du CGI". Oublier cette petite phrase peut coûter très cher : l'administration pourrait vous obliger à reverser une TVA que vous n'avez, en fait, jamais encaissée.
Pour les autres structures (SASU, EURL, etc.), le taux de TVA standard de 20 % s'applique à la majorité des prestations de services. Attention tout de même, des taux réduits (10 % ou 5,5 %) existent pour certains secteurs spécifiques. Il est donc capital de bien vérifier quel taux correspond à votre activité.
Le conseil d'expert : Ne mélangez jamais le montant HT et le montant TTC. Le HT, c'est votre vraie rémunération. Le montant de la TVA, lui, n'est pas à vous. Vous ne faites que le collecter pour l'État, qui viendra vous le réclamer. Une gestion de trésorerie avisée consiste à mettre immédiatement cette somme de côté.
L'impact de votre statut juridique
Votre structure légale a un impact direct sur vos obligations de facturation. Un freelance en portage salarial, par exemple, ne facture jamais en son nom propre. C'est la société de portage qui s'en charge. Le freelance, de son côté, lui fournit un compte rendu d'activité qui sert de base pour établir la facture finale au client.
De son côté, une ESN (Entreprise de Services du Numérique) qui travaille avec un grand groupe devra souvent s'adapter à leurs processus d'achat. Il est fréquent de devoir mentionner un numéro de bon de commande ("Purchase Order" ou PO) sur la facture pour qu'elle soit validée. Sans ce fameux numéro, votre facture risque de rester bloquée indéfiniment au service comptabilité. Pour mieux comprendre ces rouages, vous pouvez consulter notre article sur l'imputation en comptabilité.
Construire et envoyer une facture qui inspire confiance
Une facture claire, professionnelle et envoyée au bon endroit n'est pas qu'un simple bout de papier administratif. C'est un message fort qui en dit long sur votre sérieux, et croyez-moi, cela influence directement la vitesse à laquelle vous serez payé. Chaque détail a son importance, de l'outil que vous utilisez pour la créer jusqu'à la formulation de vos conditions de paiement.
Mais comment passer de la théorie à la pratique ? Faut-il se contenter d'un tableur ou investir dans un logiciel spécialisé ? La réponse dépend vraiment de votre volume de facturation et de votre envie (ou non) d'automatiser les choses.
Choisir le bon outil pour créer ses factures
C'est le grand classique : le duel entre le tableur (Excel, Google Sheets) et le logiciel de facturation. Pour un freelance qui démarre avec une poignée de clients, un bon modèle sur tableur peut tout à fait faire l'affaire. C'est gratuit, ultra-flexible, et on sait tous plus ou moins s'en servir.
Le problème, c'est que cette méthode atteint vite ses limites. Le risque d'erreur humaine est bien réel : une coquille dans une formule, un numéro de facture oublié ou dupliqué, un suivi de paiement qui part à vau-l'eau... Ces petites erreurs, en apparence anodines, peuvent vous coûter cher en temps et en crédibilité.
Dès que votre activité prend un peu d'ampleur, un logiciel de facturation dédié devient un investissement plus que pertinent. Il gère la numérotation automatiquement, pré-remplit les fiches clients, calcule la TVA sans se tromper et centralise tout le suivi. Surtout, il garantit la conformité légale de vos documents. Une tranquillité d'esprit qui n'a pas de prix.
La vraie question n'est pas de savoir si vous avez besoin d'un outil, mais plutôt de repérer le moment où le tableur devient un boulet. Si la gestion manuelle de vos factures vous prend plus d'une heure par mois, il est probablement temps de passer à la vitesse supérieure.
Comparatif des outils pour créer vos factures
Ce tableau compare les principales solutions de facturation, des méthodes manuelles aux logiciels automatisés, pour vous aider à choisir selon votre profil.
| Outil | Idéal pour | Avantages | Inconvénients |
|---|---|---|---|
| Tableur (Excel/Sheets) | Freelances démarrant avec < 5 factures/mois | • Totalement gratuit • Flexibilité maximale • Pas de prise en main nécessaire |
• Risque d'erreurs élevé • Chronophage à grande échelle • Suivi manuel des paiements |
| Logiciel de facturation | Freelances, ESN, TPE/PME | • Automatisation (numérotation, calculs) • Conformité légale garantie • Suivi centralisé et relances |
• Coût d'abonnement mensuel • Moins de flexibilité de design • Nécessite un léger apprentissage |
Au final, le choix dépend de votre tolérance au risque et du temps que vous êtes prêt à consacrer à l'administratif plutôt qu'à votre cœur de métier.
Structurer l'information pour une clarté maximale
La clarté, c'est votre meilleure arme pour facturer un client et vous faire payer sans accroc. Votre client ne doit se poser aucune question en lisant votre facture. Chaque ligne doit être limpide, justifiée, et faire écho à ce qui a été convenu.
Pour les prestataires de services, et particulièrement les ESN ou consultants, la clé est de faire le lien direct avec le travail accompli. Pensez à mentionner la période couverte, le nom du projet ou du consultant. Idéalement, le détail de vos prestations doit reprendre les termes exacts validés dans le compte rendu d'activité (CRA).
- À éviter : "Prestation de conseil - 10 000 €" (trop vague, ça appelle des questions)
- À privilégier : "Mission de développement applicatif - Projet Phoenix. Prestation de Jean Dupont (Consultant Senior) du 01/06/2024 au 30/06/2024 - 20 jours x 500 €/jour = 10 000 € HT"
Cette précision chirurgicale désamorce les questions et accélère la validation par le service comptable de votre client.
Rédiger des conditions de paiement qui vous protègent
Ne bâclez jamais les conditions de paiement. Ce n'est pas une simple formalité, c'est le cadre contractuel qui sécurise votre règlement.
Indiquez noir sur blanc le délai de paiement. En France, entre professionnels, le délai par défaut est de 30 jours après réception de la facture. Vous pouvez bien sûr négocier un délai plus long (45 jours fin de mois ou 60 jours calendaires), mais cela doit être clairement stipulé dans vos CGV et rappelé sur la facture.
Pensez aussi aux pénalités de retard. La loi vous y autorise, et c'est un excellent moyen de dissuasion. Vous pouvez appliquer des pénalités dès le premier jour de retard, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement fixée à 40 €.
Voici une formulation qui fonctionne bien et qui est juridiquement solide :
"Paiement à 30 jours nets à réception de la facture. Conformément à l'article L441-10 du Code de commerce, tout retard de paiement entraînera l'application de pénalités égales à 3 fois le taux d'intérêt légal, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €."
Envoyer et suivre votre facture avec méthode
C'est la dernière ligne droite : s'assurer que votre facture arrive à bon port. L'e-mail est devenu la norme, mais il y a quelques règles d'or pour que ça fonctionne :
- Un objet d'e-mail explicite : Utilisez un format simple comme "Facture F2024-058 - [Votre Nom/Société] pour [Nom du Client]". Le comptable vous remerciera.
- Un corps de mail sobre : Pas besoin d'écrire un roman. Un message court et poli fait l'affaire : "Bonjour [Nom du Contact], veuillez trouver ci-jointe notre facture n°F2024-058 concernant nos prestations de juin. Bien cordialement,".
- Le format PDF, toujours : Envoyez votre facture en PDF non modifiable pour préserver son intégrité. Nommez le fichier logiquement (ex:
F2024-058_VotreSociete.pdf). - L'accusé de réception : Une simple phrase comme "Pourriez-vous m'accuser bonne réception de ce document ?" vous assure que la facture n'est pas perdue dans les limbes et qu'elle est bien entrée dans le circuit de paiement.
Pour les entreprises qui jonglent avec des dizaines de factures, des solutions comme Timizer qui lient la validation des CRA à l'envoi des factures permettent de sécuriser tout le processus et de récupérer un temps précieux.
La facturation électronique arrive, préparez-vous au grand changement
La façon dont nous créons et envoyons nos factures en France est sur le point d'être complètement chamboulée. Dites adieu à vos habitudes, aux processus manuels et même aux simples PDF que vous envoyez par mail. Une nouvelle ère s'ouvre : celle de la facturation électronique obligatoire pour toutes les transactions entre entreprises (B2B).
Loin d'être une simple formalité administrative de plus, cette réforme est une refonte en profondeur de nos flux financiers et comptables. L'objectif est clair : moderniser l'économie, fiabiliser la collecte de la TVA et, à terme, nous simplifier la vie. Anticiper ce virage n'est pas une option, c'est une nécessité stratégique pour ne pas mettre votre activité en péril.
Le nouveau calendrier : qui est concerné et quand ?
Le déploiement se fera par étapes, mais les premières échéances arrivent très vite. Il est essentiel de comprendre qui fait quoi dans ce nouvel écosystème pour ne pas se laisser surprendre.
La première date à marquer en rouge sur votre calendrier est le 1er septembre 2026. À partir de ce jour, absolument toutes les entreprises, peu importe leur taille, devront être capables de recevoir des factures au format électronique. Vous ne pourrez plus simplement refuser une facture sous prétexte qu'elle n'est pas arrivée par e-mail en PDF.
Pour l'obligation d'émission, le calendrier est en deux temps :
- 1er septembre 2026 : Les grandes entreprises et les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire) ouvrent le bal et devront émettre toutes leurs factures dans ce nouveau format.
- 1er septembre 2027 : Ce sera au tour des TPE et des PME de basculer.
Au cœur du système, on trouvera deux types d'acteurs : le Portail Public de Facturation (PPF), la solution gratuite de l'État, et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP). Ces dernières sont des entreprises privées, immatriculées par l'administration, qui proposeront des services complémentaires.
Chaque entreprise devra donc choisir son camp : passer par le PPF ou par une PDP pour gérer ses factures.
Factur-X : bien plus qu'un simple PDF
L'une des plus grosses confusions autour de cette réforme concerne ce qu'on appelle réellement une "facture électronique". Soyons clairs : un simple PDF, même avec une signature électronique, ne sera plus suffisant. Le standard qui s'impose est un format dit "hybride" ou "structuré".
Le plus connu d'entre eux est le format Factur-X. Concrètement, c'est un fichier PDF tout à fait normal et lisible par un humain, mais qui embarque discrètement un fichier de données structurées (au format XML). Ces données peuvent être lues et traitées automatiquement par les logiciels comptables, sans la moindre intervention manuelle.
- L'avantage pour vous : Une réduction drastique des erreurs de saisie.
- L'avantage pour votre client : Une intégration immédiate dans sa comptabilité.
- L'avantage pour l'État : Une transmission automatique des données pour pré-remplir les déclarations de TVA.
C'est la fin du traitement manuel des factures et le début d'une automatisation poussée de la chaîne financière. La fiabilité de ces nouveaux documents est d'ailleurs un enjeu crucial, comme nous l'expliquons dans notre article sur la valeur juridique de la signature électronique.
Quel impact concret pour les ESN, les DSI et les consultants ?
Pour les ESN, les DSI et les cabinets de conseil, l'impact de cette réforme est direct et majeur. Vos processus de facturation sont souvent complexes, étroitement liés à des comptes rendus d'activité (CRA) qui nécessitent des validations multiples.
Le défi principal sera de garantir que vos outils actuels (ERP, logiciels de gestion, Timizer, etc.) puissent communiquer de manière fluide avec les nouvelles plateformes. Il ne s'agira plus seulement de générer un document, mais bien de produire un flux de données standardisé, capable de dialoguer avec le PPF ou une PDP.
L'enjeu est de taille pour l'État, qui espère combler un manque à gagner de 13 milliards d'euros sur la TVA. Cela explique le niveau d'exigence de la réforme. Une phase pilote est d'ailleurs prévue dès 2025 pour tester le dispositif à grande échelle. C'est le moment idéal pour les ESN et DSI de se préparer et d'adapter leurs API. C'est une occasion en or de repenser toute la chaîne, du CRA jusqu'à l'encaissement, et de transformer cette contrainte réglementaire en un puissant levier d'efficacité.
Automatiser pour facturer plus vite et sans erreur
Même avec le meilleur tableur du monde, la facturation manuelle reste une source de friction. C'est répétitif, chronophage et, soyons honnêtes, c'est le terrain de jeu idéal pour les erreurs de saisie. Une virgule mal placée, un mauvais copier-coller, et c'est toute la chaîne de paiement qui prend du retard. Transformer ce processus en un avantage n'est plus une option, c'est devenu une nécessité.
L'automatisation change complètement la donne. Elle vous fait passer d'une gestion réactive, où l'on court constamment après les informations, à une stratégie proactive où le système travaille pour vous.
Le lien direct entre CRA et facturation
L'un des points de douleur que je rencontre le plus souvent chez les ESN et les consultants, c'est la rupture entre le travail réalisé et la facture envoyée. Le compte rendu d'activité (CRA) est validé, mais il faut ensuite tout ressaisir manuellement (jours travaillés, projet, consultant) dans un autre outil pour générer la facture. C'est inefficace et, franchement, assez risqué.
Les plateformes modernes comme Timizer cassent ce silo. Le principe est simple mais puissant : dès que le CRA est validé par le client, la facture correspondante peut être générée en un seul clic. Fini la double saisie. Les données validées dans le CRA deviennent instantanément les lignes de la facture, ce qui garantit une cohérence parfaite et un gain de temps considérable.
L'objectif est clair : la validation du CRA doit être l'unique déclencheur de la facturation. En supprimant les étapes intermédiaires manuelles, vous réduisez le cycle de facturation de plusieurs jours et éliminez 99 % des erreurs potentielles.
Scénario concret pour une ESN
Prenons l'exemple d'une ESN qui gère 50 consultants en mission. Chaque fin de mois, c'est le même ballet :
- Relancer les consultants pour qu'ils soumettent leur CRA à temps.
- Pointer chaque CRA pour vérifier qu'il est complet.
- Envoyer les CRA aux managers clients pour validation.
- Une fois les CRA validés (parfois après plusieurs relances), l'équipe administrative compile tout dans un tableur.
- Enfin, les factures sont créées une par une et envoyées.
Ce processus prend facilement entre trois et cinq jours ouvrés. Avec un système automatisé, voilà à quoi ressemble le nouveau scénario :
- Des rappels automatiques partent aux consultants et aux managers pour la soumission et la validation des CRA.
- Dès la validation en ligne, les données sont prêtes à être converties en factures pré-remplies.
- L'intégration avec l'ERP ou le logiciel comptable pousse les données directement, sans la moindre intervention manuelle.
Cette optimisation des process permet de réduire la charge administrative mensuelle de manière spectaculaire et de sécuriser la trésorerie.
L'adoption de logiciels de facturation progresse, mais leur potentiel est souvent sous-exploité. Une étude récente montre que si 69 % des TPE/PME sont équipées, seulement 20 % émettent des factures dans un format structuré comme Factur-X, pourtant indispensable pour un traitement automatisé.
Le calendrier de la facturation électronique, d'ailleurs, se précise et il est temps de s'y préparer.
Ce qu'il faut retenir, c'est que l'obligation de réception des factures électroniques en 2026 est la première étape critique pour absolument toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.
Au-delà de la création de la facture
L'automatisation ne s'arrête pas à la génération du PDF. Les solutions les plus abouties s'intègrent profondément dans votre écosystème informatique. Grâce à des API robustes, elles se connectent à votre ERP (comme SAP ou Oracle) ou à votre logiciel comptable (comme Sage ou Cegid).
Concrètement, cela signifie que la facture générée est non seulement envoyée au client, mais aussi automatiquement enregistrée dans votre comptabilité, avec les bonnes imputations. C'est la garantie d'une donnée fiable et unifiée à travers tous vos systèmes, ce qui simplifie radicalement les clôtures mensuelles et le reporting financier.
Gérer les retards de paiement et sécuriser votre trésorerie
Une facture créée et envoyée, c’est une bonne chose. Une facture payée, c’est nettement mieux. Soyons clairs : un retard de paiement, ce n'est pas juste un petit tracas administratif. C’est une menace directe pour la trésorerie et la survie de votre activité, que vous débutiez ou que vous soyez bien installé.
Heureusement, subir les impayés n'est pas une fatalité. Il faut simplement être méthodique. En adoptant quelques bonnes habitudes en amont et en suivant un plan d'action précis quand un délai est dépassé, on peut vraiment limiter la casse. L'idée n'est pas de se transformer en agent de recouvrement, mais de savoir comment récupérer son dû efficacement, tout en essayant de préserver la relation commerciale.
Les actions préventives pour éviter les impayés
Le meilleur moyen de gérer un impayé, c'est encore de faire en sorte qu'il n'arrive jamais. La prévention est de loin votre meilleure alliée.
Tout part de conditions de paiement limpides, inscrites noir sur blanc sur vos devis, vos contrats et, bien sûr, sur chaque facture. Un délai clair (« 30 jours nets ») et la mention des pénalités de retard posent un cadre ferme. Ça montre tout de suite que vous êtes sérieux avec votre gestion.
Une autre pratique simple, souvent oubliée, surtout pour les gros contrats : vérifiez la santé financière de vos nouveaux clients professionnels. Il existe des services en ligne qui permettent de consulter la solvabilité d'une entreprise. Ça prend cinq minutes et ça peut vous éviter des mois de galère.
Enfin, une communication fluide est la clé. Un petit mail pour confirmer que la facture a bien été reçue, suivi d'un rappel de courtoisie quelques jours avant l'échéance, fait des merveilles. C'est pro et ça permet de débusquer en amont un éventuel problème (facture égarée, erreur dans l'adresse mail, etc.).
Mettre en place un plan de relance progressif
Malgré toutes vos précautions, un retard arrive. Pas de panique. C'est le moment de dérouler votre plan de relance, étape par étape, en faisant monter la pression de manière contrôlée.
Le rappel amical (J+1) : Le lendemain de la date d’échéance, un e-mail suffit. Partez toujours du principe que c'est un simple oubli. Le ton doit rester cordial : « Sauf erreur de ma part, la facture n°XXX arrivée à échéance hier ne semble pas réglée. Pourriez-vous jeter un œil auprès de votre service compta ? ». Simple, efficace.
Le second rappel (J+7) : Une semaine passe, toujours rien. Il est temps de décrocher le téléphone. L'appel est plus direct, il permet de comprendre ce qui bloque. Restez calme, factuel. Et juste après, envoyez un e-mail qui résume votre conversation. Toujours laisser une trace écrite.
La mise en demeure (J+15 à J+30) : Si les relances amiables ne donnent rien, on passe à l'étape supérieure. La mise en demeure est un courrier formel, envoyé en recommandé avec accusé de réception. Attention, ce n'est pas un simple rappel : c'est un acte juridique qui déclenche officiellement le calcul des intérêts de retard.
La mise en demeure doit être chirurgicale. Elle doit contenir les mots « mise en demeure », rappeler les détails de la facture (numéro, montant), fixer un ultime délai de paiement (souvent 8 jours) et prévenir qu'à défaut, une procédure judiciaire sera engagée.
Appliquer les pénalités de retard, c'est la loi
La loi est de votre côté, alors servez-vous-en. Dès le premier jour de retard, vous avez le droit d'appliquer des pénalités. C'est valable même si vous ne l'avez pas précisé dans vos CGV. Elles se calculent sur le montant TTC de la facture.
En plus de ces pénalités, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € est due pour chaque facture en retard. C'est une somme fixe, légale, destinée à compenser le temps que vous passez à faire ces démarches. N'hésitez pas à l'appliquer : c'est souvent un excellent moyen de dissuader les mauvais payeurs chroniques.
Les solutions de dernier recours
Si même la mise en demeure reste lettre morte, il faut envisager des actions plus contraignantes.
Pour les factures qui ne sont pas contestées par le client, la solution la plus simple est la procédure d'injonction de payer. C'est une démarche assez rapide et peu coûteuse à initier auprès du tribunal de commerce. Vous montez un dossier avec toutes vos preuves (devis, facture, relances, AR de la mise en demeure). Si le juge valide votre demande, il émet une « ordonnance d'injonction de payer ». Un huissier se chargera alors de la transmettre à votre client. C'est souvent l'électrochoc final qui débloque la situation.
Pour des montants plus élevés ou des cas plus complexes, il peut être judicieux de faire appel à une société de recouvrement spécialisée ou à un avocat.
Vos questions, nos réponses sur la facturation
La facturation, c'est souvent là que les questions concrètes se posent. On a compilé ici les interrogations qui reviennent le plus souvent chez les freelances et les ESN, avec des réponses directes pour vous sortir d'affaire au quotidien.
Comment je facture un client dans un autre pays de l'Union Européenne ?
Facturer un client européen, c'est plus simple qu'il n'y paraît. Tout dépend d'un seul critère : votre client est-il assujetti à la TVA dans son pays ?
Si vous travaillez avec un professionnel qui a un numéro de TVA, vous allez émettre une facture hors taxes (HT). C'est le principe de l'autoliquidation de la TVA. Pour que tout soit en règle, votre facture doit absolument comporter votre numéro de TVA intracommunautaire et celui de votre client. Pensez aussi à ajouter la mention légale : "Exonération de TVA, article 283-2 du CGI".
Par contre, si votre client est un particulier ou une organisation non assujettie, la donne change. La facture doit être établie toutes taxes comprises (TTC). Attention, il faudra appliquer le taux de TVA du pays de votre client, ce qui peut parfois vous obliger à vous immatriculer à la TVA là-bas.
Que faire si un client refuse de payer et conteste ma facture ?
Un client qui conteste une facture, c'est toujours une situation stressante. La première chose à faire : rester professionnel et ouvrir la discussion. Demandez-lui tout de suite de mettre ses motifs de contestation par écrit. C'est essentiel d'avoir une trace claire et détaillée.
Une fois que c'est fait, replongez-vous dans vos documents : le devis signé, le contrat, et surtout, les comptes rendus d'activité (CRA) qu'il a validés.
- L'erreur vient de votre côté ? Ça arrive. Soyez réactif. Émettez une facture d'avoir pour annuler la facture initiale, puis envoyez une nouvelle facture corrigée. C'est un signe de sérieux qui sera apprécié.
- La contestation vous semble abusive ? Argumentez point par point, en vous appuyant sur les preuves contractuelles. Un CRA signé de sa main est votre meilleure défense ; il atteste noir sur blanc que le travail facturé a bien été validé.
Si la situation reste bloquée malgré vos arguments et vos preuves, il faudra peut-être passer à l'étape supérieure. Une médiation peut dénouer les choses, sinon une mise en demeure formelle sera nécessaire avant d'imaginer une action en justice.
A-t-on le droit de modifier une facture qui a déjà été envoyée ?
La réponse est claire et nette : non. Une fois qu'une facture est émise et transmise à votre client, elle devient une pièce comptable définitive. Il est formellement interdit de la modifier ou de la supprimer. D'ailleurs, la numérotation de vos factures doit toujours être continue, sans le moindre "trou".
Alors, que faire si une erreur s'est glissée dans le montant, la description ou les coordonnées ? La seule procédure autorisée est d'émettre une facture rectificative ou, plus simplement, une facture d'avoir.
Un avoir vient annuler, en totalité ou en partie, la facture d'origine. Il doit obligatoirement mentionner le numéro de la facture qu'il corrige. Ensuite, vous pouvez créer une nouvelle facture, avec un nouveau numéro unique, qui sera, cette fois, la bonne. Bricoler une facture déjà envoyée, c'est prendre un vrai risque en cas de contrôle fiscal. C'est une règle d'or pour facturer un client sereinement.
Pour que la gestion de vos CRA et votre facturation deviennent une force, et non plus une corvée, jetez un œil à Timizer. Notre plateforme transforme automatiquement vos comptes rendus validés en factures prêtes à l'envoi, ce qui limite les erreurs et vous fait payer plus vite. Découvrez comment sur https://timizer.io.
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